Os noticiários nos dão conta infelizmente de algumas tragédias. Recentemente tivemos um importante museu brasileiro totalmente destruído por causa de um incêndio. Eventualmente um prédio mal construído ou com as estruturas antigas abaladas, cai.
Estes acontecimentos nos mostram como a falta de manutenção, cuidado e prevenção podem ser danosos, não só para quem não os realiza, mas para inúmeras pessoas inocentes que acabam sendo envolvidas.
Como contratar prestadores de serviços em condomínios? Consertos na rede elétrica, limpeza da fachada, reparação de vazamentos e outros serviços de manutenção e limpeza do condomínio são de responsabilidade do síndico. Afinal, este deve zelar pela segurança e bem-estar dos moradores.
Mas ao contratar os seus prestadores de serviços, o síndico precisa de recomendações e estudo sobre a reputação da empresa.
Abaixo separamos também outras ações a serem tomadas ao contratar uma empresa terceirizada:
Depois da contratação, o síndico precisará ter um controle rígido de quem entra e de quem sai do condomínio. Para que tudo funcione corretamente, a equipe da portaria deve fazer o cadastro dos prestadores de serviço desde o primeiro dia de trabalho..
Hoje em dia tudo é informatizado. O seu condomínio pode contratar também uma empresa especializada com gestão informatizada do condomínio. E se os prestadores de serviço forem contratados por apenas um apartamento?
Mesmo que um único morador realize uma obra em seu apartamento, o condômino precisa entregar ao síndico um Termo de Responsabilidade Sobre Obras antes de iniciar a reforma. Esse documento é nacional e obrigatório, de acordo com a NBR 16280, e é solicitado para garantir a segurança do condomínio e de seus moradores. Além disso, o síndico deve solicitar também ao morador todas as informações dos prestadores de serviço que irão trabalhar na unidade. Desta forma, porteiros e equipe de segurança do condomínio ficam a par da documentação dos funcionários.
Uma outra questão muito importante de segurança é fazer com que o porteiro anote o horário de entrada e saída de cada prestador de serviço. Em caso de mudança de funcionários, o síndico deve ser imediatamente avisado, para poder avisar aos porteiros.
Como citamos anteriormente, a ficha cadastral deve ser preenchida no primeiro dia de trabalho do prestador dentro do condomínio. O documento pode ser preenchido de forma digital, através de um aplicativo, do computador ou de um tablet. Por outro lado, o cadastro de prestador de serviço em condomínios pode ser preenchido também de forma tradicional, ou seja, a mão pelo porteiro.
O documento deverá conter as seguintes informações:
Data;
Nome completo do visitante;
Empresa para qual trabalha;
Número dos documentos (RG / CPF);
Placa do veículo (caso a empresa estacione na garagem do condomínio);
Unidade visitada (caso a reforma esteja sendo feita em apenas um dos apartamentos); Hora de entrada e hora de saída do prestador de serviço;
Uma vez que você encontrou os prestadores de serviço, faça um contrato por escrito com todas as cláusulas necessárias para a contratação. E por fim exija que os prestadores de serviços emitam nota fiscal, para garantir a responsabilidade fiscal e tributária do condomínio. Por isso, a nota fiscal é um importante documento de transparência entre as partes.
Também é importante ressaltar que o condomínio deve realizar a retenção de impostos de alguns prestadores e de outros recolher o INSS sobre o total dos serviços prestados. Consulte uma empresa especializada na contratação de prestadores de serviços para condomínios e boa sorte!
Pessoas indo e vindo, pedidos a serem entregues, moradores pedindo ajuda com as compras e o porteiro mais conectado ao celular do que com aqueles que passam. Você alguma vez testemunhou uma cena como essa?
Não é difícil entender por que a portaria deve ser um local que requer atenção, e principalmente, regras.
Sem um mínimo de organização, erros acontecem e podem colocar em risco a segurança de todos no condomínio.
Ter uma portaria eficiente é um desafio. Com isso em mente, nós selecionamos os dez principais erros de portaria que pode ocorrer em qualquer condomínio.
O que é uma Portaria?
Antes de começarmos a listar os erros, precisamos de esclarecer o que é uma portaria. Em um condomínio, a portaria é o local por onde os moradores e os visitantes entram. Muitas vezes referida como a recepção ou hall de entrada, a portaria é o ambiente onde está o porteiro.
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