A lista de tarefas em um condomínio pode parecer infinita: convocar para reuniões, presidir Assembleias, apresentar balancetes, lidar com as solicitações dos condôminos, gerir funcionários, prestação de contas, fazer cobranças, pagar fornecedores e gestão tributária. É possível que, em algum momento, tanto o síndico quanto os condôminos avaliem que é preciso uma ajuda extra. Nesse momento é que as administradoras de condomínios entram na jogada. Mas, quem escolhe a administradora do condomínio?

Um condomínio pode ser tão complexo de administrar quanto uma empresa de médio porte, existem diversas obrigações legais assumidas pelo síndico no momento em que ele toma posse. As administradoras de condomínios surgiram com o objetivo de lidar com a parte mais burocrática para quem gerencia o condomínio, se transformando no braço direito do síndico.

Nosso objetivo aqui é contar o que fazem as administradoras, seus deveres e esclarecer algumas dúvidas sobre a relação do síndico com essa empresa. Vamos lá?

O que é uma administradora de condomínios?

A administradora de condomínios é o braço direito do síndico quando o assunto são as tarefas burocráticas. É uma empresa terceirizada que faz o serviço administrativo do seu condomínio. Ela vai ter uma equipe de profissionais que vai, entre suas tarefas:

• Gerir as contas a pagar;
• Fazer as convocações de reuniões da Assembleia;
• Enviar balancetes ao conselho fiscal e Síndico, além de disponibilizá-los aos condôminos interessados;
• Fazer previsões orçamentárias e gerir os funcionários;
• Fazer as cobranças das cotas condominiais.

É ela que irá gerir toda a parte burocrática para que o síndico consiga gerenciar de maneira mais eficiente o relacionamento cotidiano dos moradores. A empresa a ser contratada é definida em reunião da Assembleia e o síndico é o responsável por avaliar se o serviço prestado está de acordo com o contratado pelo condomínio.

Quais as funções de uma administradora de condomínios?

Em geral, a administradora de condomínios irá gerir a parte administrativa, recursos humanos e jurídica de um condomínio. Importante ressaltar que todas as decisões finais são feitas pelo síndico e que os serviços prestados vão depender do contrato estabelecido entre o condomínio e administradora.

Veja a lista com algumas das principais atribuições de uma administradora de condomínios:

• Gestão Tributária;
• Contas a pagar;
• Cobranças/contas a receber;
• Gerenciar todos os arquivos, documentos, ATAS, registros em cartório relacionados ao condomínio;
• Prestar atendimento de dúvidas e solicitações dos condôminos;
• Pesquisar orçamentos para obras bem como verificar os fornecedores;
• Redigir cartas, circulares, editais de convocação e ATAS;
• Elaborar previsões orçamentárias;
• Realizar toda a prestação de contas que será apresentada anualmente e disponibilizar as atualizações mensais (balancetes) para os moradores;
• Gerir o seguro incêndio e a manutenção de todos os equipamentos de segurança segundo as normas estabelecidas pela ABNT;
• Gerenciar todos os contratos de serviços terceirizados;
• Recrutar, selecionar e treinar os funcionários contratados;
• Ser responsável por todo o gerenciamento dos recursos humanos do condomínio, quando a mão-de-obra não é de uma empresa terceirizada;
• Prestar assessoria jurídica na elaboração de documentos como convenção e regimento interno, se contratado pelo Condomínio este serviço;
• Oferecer assessoria jurídica em questões tributárias, fiscais e trabalhistas.

Lembrando que estas são algumas das principais atividades das administradoras de condomínio. Ou seja, ela não é extensiva.

É preciso salientar que todos os serviços prestados pela administradora devem constar no contrato estabelecido entre o condomínio e a empresa. Portanto, os deveres dela podem variar de acordo com o contratado.

Qual o papel do síndico quando se tem uma administradora de condomínios?

O síndico continua sendo essencial dentro do condomínio, já que, mesmo com uma administradora, ele permanece sendo o responsável legal do condomínio. Juntamente com os condôminos é realizada a escolha da administradora de condomínios e o síndico será uma espécie de gerente, aquele que dá as ordens à empresa para que os serviços sejam executados de acordo com as decisões dos moradores nas reuniões da Assembleia.

Claro, a relação entre síndico e administradora de condomínio deve ser de confiança, já que a empresa irá realizar todo o papel administrativo e burocrático do condomínio. Apesar da credibilidade da administradora, é preciso, por parte do síndico, compreender que a empresa é uma prestadora de serviços e como tal precisa cumprir o que está firmado no contrato.

Quem escolhe a administradora do condomínios?

O Código Civil de 2002, no artigo 1.348, dá ao síndico a autonomia de transferir totalmente ou parcialmente a outro os poderes de representação e, as funções administrativas que são de sua responsabilidade, a partir de sua eleição por Assembleia Geral Ordinária ou Extraordinária.

Assim sendo, a administradora do condomínio, integra moderadamente o poder de decisão do síndico, escolhido a dedo para gerir a vida do condomínio e defender os interesses de todos os moradores, uma vez que dependerá de aprovação posterior em Assembleia.

Ou seja, a escolha da administradora de condomínio não pode representar apenas a pura e simples vontade de terceirizar suas responsabilidades.

Como escolher uma administradora para o seu condomínio?

Essa é uma dúvida muito comum dos novos síndicos. É sempre um desafio escolher uma empresa que firmará uma parceria de confiança e cuidará de todas as contas do condomínio. Como a administradora irá gerenciar toda a parte financeira e se responsabilizará pela gestão de serviços terceirizados é necessário ter certeza da sua idoneidade.

É recomendada uma pesquisa de mercado para avaliar:

• Quais serviços são oferecidos;
• Valores cobrados;
• Quantos anos essa administradora de condomínios está no mercado;
• Quantos clientes possui;
• Peça uma lista de clientes ativos e visite os condomínios para fazer uma avaliação mais precisa;
• Ela trocou de CNPJ muitas vezes?;
• Pesquise se não existe nenhum processo ligado ao CNPJ da administradora;

Como é feita a contratação de uma administradora de condomínios?

O contrato de administração de condomínios nada mais é do que um contrato comum de prestação de serviços. Inserido na lógica negocial privada, esse documento servirá de garantia para toda a relação condomínio-administradora.

Dessa forma, deve ser assinado pelo síndico, que juridicamente é o representante legal do condomínio (pessoa jurídica), afinal, é ele quem atua em nome do condomínio nos atos da vida civil.

Assim, por ser o responsável pela contratação, é esperado que ele analise atentamente o contrato, especialmente a forma de pagamento (se é fixa ou por % sobre a receita final), as cláusulas de multa, gastos extraordinários, responsabilização por erros, procedimento de prestação de contas e prazos para eventual rescisão.

Quanto uma administradora de condomínios cobra?

O valor cobrado pelas administradoras vai depender diretamente do tamanho do condomínio, número de funcionários, etc. O mais comum é que essas empresas fechem contratos de serviço com pagamento mensal. Os valores podem variar dependendo da cidade e estado. Mas o custo de uma administradora é calculado pelo número de unidades e complexidade do condomínio.

Os valores estipulados pela administradora vão depender do que consta no contrato. É importante conferi-lo antes de assinar para não ser pego de surpresa.

É obrigatório a contratação de uma administradora para condomínio?

Você pode estar se questionando a necessidade do condomínio contratar uma administradora para condomínio. A verdade é que optar ou não por contratar o serviço você deve analisar o condomínio e sua estratégia de administração. Claro, contratar alguém que gerencie tudo relacionado ao condomínio não é algo obrigatório.

Por isso é importante entender melhor que tipo de síndico você e o estilo de administração com o qual deseja gerenciar o condomínio, além de como são os condôminos. Existem síndicos que preferem estar a par de todas as atividades, documentações, contas, etc. Enquanto outros optam por deixar a parte burocrática com um especialista.

Vale lembrar que as administradoras de condomínios são especialistas no que fazem e devem sempre estar atualizadas conforme legislação, o que dá uma certa segurança ao Sindico e condôminos para não serem pegos de surpresas com obrigações que deveriam ser feitas e não foram podendo, inclusive, acarretar em multas pelos órgãos públicos.

Como tirar uma administradora de condomínio?

A iniciativa de tirar a administradora de condomínio pode surgir pelo próprio síndico, por não se sentir bem representado ou ouvido nas atuações do dia a dia da administradora, ou por suspeitas e insatisfações de moradores que relataram em Assembleia.

Fato é que, quem formaliza a rescisão, é o síndico, por ser o representante do condomínio e dos moradores. Porém, diferente do que ocorre na contratação, a decisão de rescisão não exige aprovação em Assembleia. Vale lembrar que toda decisão do síndico deve ser transparente, pois elas impactam diretamente no dia a dia do condomínio.

A decisão de tirar uma administradora de condomínio pode gerar grande repercussão econômica no condomínio e, todos os moradores devem arcar com as consequências, portanto, mesmo que não obrigatório, orientamos a fazê-la em Assembleia, a fim de resguardar o Síndico de possíveis incômodos. Por se tratar de relação contratual, o combinado entre a administradora de condomínio e o condomínio é o que valerá para a rescisão, tendo como prazo de aviso prévio, usualmente de 30 a 60 dias, no período mínimo de contrato e multas.

Agora que você já sabe quem escolhe a administradora do condomínio, fica mais fácil a tomada de decisão. Siga as nossas dicas e evite conflitos futuros!

Aguardamos você ! 😉