Pessoas indo e vindo, pedidos a serem entregues, moradores pedindo ajuda com as compras e o porteiro mais conectado ao celular do que com aqueles que passam. Você alguma vez testemunhou uma cena como essa?

Não é difícil entender por que a portaria deve ser um local que requer atenção, e principalmente, regras.

Sem um mínimo de organização, erros acontecem e podem colocar em risco a segurança de todos no condomínio.

Ter uma portaria eficiente é um desafio. Com isso em mente, nós selecionamos os dez principais erros de portaria que pode ocorrer em qualquer condomínio.
O que é uma Portaria?
Antes de começarmos a listar os erros, precisamos de esclarecer o que é uma portaria. Em um condomínio, a portaria é o local por onde os moradores e os visitantes entram. Muitas vezes referida como a recepção ou hall de entrada, a portaria é o ambiente onde está o porteiro.

Por sua vez, este profissional atua como uma espécie de guardião, controlando a entrada e saída de pessoas no condomínio.

O porteiro de um condomínio pode ser tradicional, com porteiro físico presente no local. No entanto, alguns condomínios optam pela portaria remota, onde uma central virtual autoriza o acesso dos visitantes ao prédio.

Agora vamos para os 10 erros da portaria que afetam a segurança do condomínio:
1 – Não definir as regras para o funcionamento da portaria

Você aprendeu cedo a importância das regras, não é mesmo? A ausência de padrões pode levar a erros por parte do porteiro, pois não terá algo que oriente seu trabalho de rotina. Assim como os moradores, podem interferir na operação do porteiro no condomínio.

Portanto, as regras da portaria devem estar presentes no regimento interno do condomínio e deve ser apresentado aos funcionários durante o treinamento. Assim, quando um morador ou até mesmo o próprio porteiro quebrar as regras, o síndico pode utilizar o documento como base para tomar as providências necessárias.

É essencial que sejam estabelecidas regras para o controle de entrada do condomínio, o cadastro de prestadores de serviços, recebimento de pedidos, além das obrigações do porteiro.

Identifique as particularidades do porteiro do seu prédio e estabeleça as normas apropriadas a ele, evitando o uso de um padrão, que pode não atender às necessidades do edifício.

2 – Não se qualificar e orientar o porteiro
Falamos antes que a ausência de regras claras é um dos principais erros da portaria. Seguindo isso, a ausência de qualquer formação para o serviço de portaria pode levar a falhas graves que ameaçam a segurança dos moradores, causar embaraço ou até mesmo brigas entre os funcionários e os moradores.

O porteiro do condomínio deve conhecer as regras e cumpri-las exatamente como foram escritas. Portanto, dar formação adequada e certificar-se de que o funcionário está qualificado para o trabalho é fundamental. É importante notar que esta formação é da responsabilidade do síndico.
3 – Não investir em equipamentos de segurança
A segurança é uma das principais tarefas da portaria. Portanto, não investir em equipamentos para a segurança do condomínio é um erro que pode custar caro. Quando o porteiro tem disponível câmeras, sistemas de identificação e softwares para facilitar o controle de entrada e saída, ele tem um maior controle da função que está exercendo.

Desta forma, os equipamentos garantem tranquilidade aos moradores e visitantes. Os custos destes tipos de ferramentas podem não ser bem recebido pelos moradores, de início mas é a tarefa do síndico, esclarecer a importância deles para a rotina e segurança do condomínio.
4 – Deixar a portaria aberta
Este é um erro bastante frequente, especialmente em condomínios que possuem um grande fluxo de pessoas. No entanto, esta atitude coloca em risco todas as pessoas que estão dentro do condomínio.

É necessário estabelecer uma organização que irá permitir que o porteiro mantenha o controle da entrada e saída de pessoas. A ausência de fiscalização da portaria pode resultar na entrada de estranhos no interior do condomínio, que podem render o porteiro e causar sérios problemas.
5 – Permitir que o porteiro seja desviados de sua tarefa
Um problema bastante comum em portarias é permitir que os porteiros realizem outras funções além das designadas para eles. Afinal, quem nunca se flagrou o porteiro fazendo um favor para um morador?

Esses desvios de função que vão desde o auxílio para os moradores com as compras, ou manobrar o carro na garagem, até a entrega de encomendas.
Apesar de recorrente, este é um erro grave que pode levar a falhas de segurança, bem como dificultar a entrada e saída de pessoas no local.

O porteiro precisa estar ciente de seus deveres e ter a segurança para exercer a atividade. Para que isso aconteça, é importante deixar claro quais são os deveres de um porteiro para os moradores. O síndico deve se informar e passar esta informação para os inquilinos.
6 – Deixar portaria
É muito comum que a portaria fique vazia, muitas vezes este erro acontece porque o porteiro foi desviado de sua função. Em outras situações, o empregado pode ter saído para seu intervalo, para fumar ou ir ao banheiro.

Para evitar isso, é necessário criar regras para que haja um equilíbrio entre as necessidades do trabalhador e as obrigações. Assim, quando são criadas regras para o bom andamento da portaria, é necessário pensar nos detalhes que a função requer.
7 – Permitir que o porteiro ter distrações na portaria
Outro hábito ou rotina dentro das portarias, especialmente em edifícios mais antigos, é o uso da televisão ou até mesmo um rádio. Este tipo de “distração”, pode prejudicar a concentração do porteiro, no que é considerado importante: a segurança do condomínio.

Hoje, com o uso do smartphone esse problema tem outras proporções. O uso de telefones celulares durante o período de trabalho pode causar erros que irão colocar em risco a segurança dos moradores.

Estabelecer limites para o uso de telefones móveis e eliminar outras distrações é um passo para manter o porteiro mais consciência da sua função.
8 – Deixar a organização de entrega de encomendas, por conta do porteiro
Um dos papéis do porteiro é receber encomendas e cartas na portaria, no entanto, não deve ser tarefa dele entregar pessoalmente todos os pacotes que recebeu.

É necessário estabelecer, dentro do regimento interno, que o morador deve receber suas encomendas, evitando assim que o porteiro deixe a portaria.

9 – Liberar a entrada do veículo, sem identificar a pessoa que está dentro
Não verificar as pessoas que estão dentro de um veículo autorizado a entrar no edifício pode causar um dano graves de segurança. Portanto, é o trabalho do porteiro verificar se os ocupantes do carro realmente são residentes ou visitantes autorizados a entrar.

O porteiro virtual pode ser uma opção nestes casos, ajudando o porteiro com um número de visitantes e as placas dos veículos. Além disso, é necessário orientar o profissional para verificar visualmente as pessoas que estão dentro dos veículos.
10 – Guardar objetos ou fazer entrega de encomendas para os inquilinos
Semelhante ao item oito, manter entregas dos moradores na portaria podem causar erros e, consequentemente, muita dor de cabeça para o condomínio. Pois no caso de perda ou extravio de qualquer pertence, o morador pode se sentir prejudicado e responsabilizar o condomínio.